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取材依頼がマスコミから来たらどうする?準備と当日対応のためにやっておきたいこと

やったぁ!プレスリリースを出したら、取材の依頼が来ました!

広報初心者さん

さとう

おめでとうございます!良かったですね!努力が報われましたね。では取材を受ける準備をしましょう。
えっ!?何か準備しないといけないんですか?

広報初心者さん

すぐに取材対応日時を連絡する

まずは、取材のオファーの連絡が来たら、取材対応できる日時をすぐに連絡しましょう。誰が取材対応するのかを決め、取材対応する人のスケジュールをおさえて、取材対応可能日を連絡します。この時に1日だけではなく、何日と何日と何日の何時なら対応できますといったように、3日くらい仮でスケジュールをおさえて連絡してあげると親切です。

この取材対応可能日時の連絡は、早ければ早いほど良いです。できれば1時間以内に連絡しましょう。最低でも24時間以内に連絡した方が良いのですが、翌日に連絡する場合でも「担当者のスケジュール調整中で、連絡が明日の何時頃になってしまいますが大丈夫でしょうか?」と一本電話を入れておきましょう。

誰が取材対応するか?

決めないといけないのが、誰が取材対応するかです。社長に対応してもらうのか、現場の社員に対応してもらうのか、広報担当者が自ら対応するのかなど決めましょう。決める基準は取材される内容に一番しっかり答えられる適任者は誰か?です。

例えば「商品の販路や今後の展開について」という内容でしたら社長やマーケティング担当者が適任でしょう。「商品の開発秘話について聞きたい」という内容でしたら、開発に関わったスタッフなどが適任です。「商品の売り上げ目標と会社の現在の状況について」などでしたら社長が適任。といった感じで、取材される内容に応じて適したスタッフに対応してもらいます。

ただし取材時には、いろんな話を聞かれる可能性があります。中小企業の場合でしたら社長と現場スタッフから適任者1人、または広報担当者が答えられそうな内容でしたら、社長と広報担当者の2人で対応しましょう。

取材時間は限られています。
その時間内に、記者からの質問される全ての内容に答えられることを想定して、取材対応者を決めましょう。

取材場所はどうする?

記者に希望場所を聞きましょう。「御社が良いです」「工場の現場を見たいです」といった感じで希望場所を教えてくれるでしょう。特に希望がない場合は、取材内容に応じてベストな場所にしましょう。

資料を準備。プレスキットを用意する

取材対応時に渡す資料やプレスキットを用意します。プレスキットとは、メディアの記者へ渡す情報のパッケージのことです。

何を準備するのか?
記者がプレスリリースを見て連絡をくれた場合は、そのプレスリリースも念のためプリントしておきます。さらに今回の取材の目的の内容に応じた資料を用意しましょう。例えば商品についての取材なら商品のパンフレットやデータ、商品などの画像をダウンロードできるURLの案内などです。会社概要やファクトシートも用意しましょう。取材後に記者が社内に戻って、企業や商品についての基本的な事を記事化できるようにするための資料です。

取材当日の流れ

  • STEP.1
    メディアの担当者が来たら
    記者やメディアの担当者が来たら、広報担当者が率先して挨拶をしましょう。まずはお名刺交換してご挨拶。
    本日取材対応する社長やスタッフも紹介します。
  • STEP.2
    取材スタート
    用意した資料を渡しましょう。
    その後は、メディア側が気持ちよくお話を聞けるようにサポートします。
  • STEP.3
    取材中
    自分以外の人が取材対応している間も、全ての話の内容を聞きます。
    取材対応者(社長や現場スタッフ)が間違えた内容(数字など)を言ってしまったら、その場で正しい内容を伝えて訂正しましょう。その場で答えられないような質問をされたら、社内に戻って確認して連絡する旨を伝えましょう。
    ※もし会社にいるスタッフに電話して確認できるような内容なら、広報担当者はすぐに会社に電話して確認し、その場で答えられるとベストです。
  • STEP.4
    写真や映像の撮影時
    どんな写真や映像を撮りたいか聞いて、その場所を広報担当者が案内しましょう。
    商品撮影時などは、広報担当者は商品が綺麗に映るように、商品を整えるなどしましょう。
    ※映像や写真を見せてもらえるなら、確認しましょう。
  • STEP.5
    取材終了時
    取材された内容は、いつ掲載予定(放送予定)か聞きましょう。取材後に内容確認などの連絡が来る可能性が高いので、その時のために広報担当者の携帯電話番号を伝えると良いでしょう。
    「本日はありがとうございました!」と感謝の気持ちを伝えて終了です。

広報担当者は必ず同席する

取材対応する人が誰であっても、広報担当者は必ず同席しましょう。
用意した資料を渡したり、記者からの質問でその時に答えられなくて社内に持ち帰らなければならない場合、どんな質問内容だったか確認します。取材対応者が写真や動画など撮影される場合、身だしなみをチェックしたりするのも広報担当者の仕事です。
取材された内容はいつ掲載予定(または放送予定)かなども聞きましょう。

わかりました!資料をしっかり準備しておきます

広報初心者さん

さとう

資料やプレスキットは何度も使うものですから、ファイリングして、すぐ取り出せるように管理しておくと便利ですよ。
では次に、取材後にやるべきこと、掲載日や放送日にやるべきこと等もご紹介しますね。
マスコミからの取材後にやるべき事とやってはいけない事 プレスリリースを書こう メディアに紹介されました!のメリット