セミナー・講座

プレスリリースを書こう

新聞やテレビで紹介してほしいのですが、どうしたら取材してもらえますか?

広報初心者さん

さとう

方法はプレスリリースを書いて、必要部数を用意して記者クラブに持っていったり、メディアに情報をお届けします。記者さんと関係づくりができたら直接プレスリリースをお渡ししてもOKです。
企業側の流れ
  1. プレスリリースを書く
  2. 必要部数を用意して記者クラブに持って行く等、メディア側にお知らせする
  3. 連絡が来たら取材の日程調整をする
  4. 取材日前までに必要な資料を用意する
  5. 取材対応。資料は記者に渡す
メディア側の流れ
  1. プレスリリースを見る
  2. 取材したい!と思ったら、プレスリリースの問い合わせ先に連絡して、取材のアポをとる
  3. 取材する
  4. 記事を書いて新聞掲載orテレビで紹介

プレスリリースとは?

テレビや新聞で紹介されるには、まずはテレビの担当の方や記者さんに知ってもらわないといけません。そのお知らせするツールがプレスリリース(ニュースリリース)です。プレスリリースは、ビジネス文書みたいなものです。よくFAXを送る時に「送付状」など添えますよね。あんな感じで、ある程度フォーマットが決まっています。そしてプレスリリースに書く内容は、事実のみです。かもしれない、たぶん、といった「?」な情報はタブーです。

プレスリリースの基本書式

プレスリリースの基本書式として入れる内容は・報道資料のサイン・レターヘッド・発行⽇・タイトル・リード(要約)・本⽂・問い合せ先:会社名、担当者と連絡先です。具体的にはこのような書式です。

一番大事なのがタイトルです。インパクトのあるタイトル、目を引くタイトルを意識して決めましょう。記者さん達は忙しく、たくさん送られてくるプレスリリースを全て読む時間はありません。このタイトルでいかに興味を持ってもらうかが重要です。ただし、広告のような過剰な表現はタブーです。

次に大事なのがリード(要約)です。3〜4行読んだだけで、どんなニュースなのかわかるような内容にまとめましょう。このリードを読んで、さらに興味を持ってくれたら本文を読んでくれます。

本文には、写真も入れましょう。写真がある方がわかりやすいです。字体は全て同じじゃなくてもOKです。見やすさ重視で行間なども空けます。

問い合せ先には、企業名、担当者、住所、電話番号は最低でも明記します。それと携帯電話番号も入れることをお勧めします。その場合、直接携帯に連絡が来る可能性が大です。

さとう

携帯電話番号を明記していなかった時、メディア数社から会社の電話番号に連絡が来たことがあります。私はその時ずっと外出中で…結局連絡がとれず終わってしまいました。頑張って書いたリリースを無駄にしないため、機会を逃さないためにも携帯電話番号は明記することをお勧めします。

レターヘッドは、会社のロゴマークなど、毎回同じデザインにします。「あ、この会社からまた情報が来た。どれどれ読んでみようか」というきっかけになる可能性があるからです。初めてプレスリリースを出す時は、あまり効果が無くても、1度メディアから取材が来たら次回以降その効果が期待できます。

プレスリリースの基本ルール
・横書き
・A41枚、縦使⽤(添付資料は、多くても2枚迄)
・⽂体「ですます調」
・基本は1リリース1テーマ

プレスリリースを渡す方法

プレスリリースを誰に渡すか?ですが、基本的には記者クラブに持って行きます。記者クラブとは、大手メディアの記者さん達が1ヶ所に集まっているような場所です。渡す側としては、1ヶ所に持って行けば良いので楽ですね。他にもFAXする、メールで送る、メディアのホームページから投稿するなど方法がありますが、その前に考えないといけないのが、プレスリリースに書いた情報は、どのメディアに紹介してほしいか、どの番組で紹介してほしいかです。それによって受付方法が違うので、届ける方法も変わってきます。

記者クラブ

記者クラブへは、必要部数プリントしたものを持って行きます。1枚でも足りない場合、受け付けてくれません。何部必要なのかは、記者クラブに直接電話して「プレスリリースを持って行きたいのですが、何部必要ですか?」と聞きましょう。
記者クラブは、日本全国にあります。札幌市の場合、基本的には札幌市政記者クラブ(札幌市役所11F)に持って行けば大丈夫でしょう。東京や大阪は多くの記者クラブがあるようで、業種や、なんのニュースかによって届け先が細かく分かれているようです。

MEMO
自分の地域の記者クラブは、どこにあるのか?は、こちらをご覧ください。
記者クラブ一覧情報館
http://www.kisha-club.jp/05/
どんなメディアが所属しているのかも記載されています

FAX・ホームページなど

記者クラブ以外、業界新聞や紹介してもらいたい番組やコーナーがある場合、そちらに直接送ります。直接電話して「このようなプレスリリースを送りたい」または「○○(番組名やコーナー名)にプレスリリースを送りたい」旨を伝えて、送り先はどちらですか?専用のFAX番号はありますか?と聞いたら教えてくれるでしょう。(とりあえず代表のFAX番号に送ってー!と言われる場合もありますが)メディア側のホームページに、プレスリリースはこちらと書かれている場合もあるので、まずはホームページを見てみましょう。

MEMO
あると便利!いろんなメディアの連絡先。記者クラブの情報もあります。
広報・マスコミハンドブック PR手帳

「日本パブリックリレーションズ協会」

その他

メール:記者さんと繋がりができたら、直接その記者さんにメールで送っても○です。
配信サービスPR TIMES@PressPub Matchなど、プレスリリースをネット上で発表することもできます。

プレスリリースを出した後

手元に届いたかの確認の電話を入れた方がいいという声もあれば、記者さん達は忙しいから電話は迷惑だという声があります。私個人としては「このプレスリリース、取材きたら嬉しいな」くらいの気持ちだったら電話はしなくてOKですが、企業にとって「重要な情報」の場合は、電話した方がいいと思います。

メディアによって書き方を変える

基本的に、プレスリリースに書く内容は「一般用語」をつかいます。新聞や雑誌で掲載されている言葉は一般用語、されていなければ専門用語や業界用語になると考えておけば良いでしょう。あまり使われてない言葉、グレーゾーンな言葉を使う場合は、添付資料にその言葉の説明を書いた方が良いです。
わかりやすい文章が◎で、専門用語や業界用語はNGですが、業界向けのメディアの場合はある程度OKです。業界新聞の記者が、簡単に理解できる言葉かどうかを意識すると良いでしょう。

よし、プレスリリースを書いてみよう。でもこの情報、メディア側にとって価値あるのかわからないなぁ

広報初心者さん

さとう

メディア側は情報を待っています。常にネタを探しているのです。まずは書いて、出してみましょう
MEMO
いろんなプレスリリースの事例が掲載されていて、とても参考になります。プレスリリースの書き方も掲載されているので、1冊あると便利です。
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