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WEB広報は3つに分類

ホームページにSNS…更新しなきゃいけないの、たくさんあるなぁ。あれ?ここにも自社のことが書いてある。そもそもweb広報って、何をすれば良いのですか?

広報初心者さん

さとう

WEB広報は、大きく分けて3つあります。自社で運営しているもの、情報提供しているもの、他社(他の人)が運営しているもので、何をするかは違います。
WEB広報の種類
  1. 自社で運営しているもの:ホームページ、ブログ、通販サイト、facebookページやInstagram等のSNS、ポータルサイトの自社ページ等。
  2. 情報提供しているもの:WEBメディア、ニュースサイト・ニュースアプリ、他社のホームページ等への寄稿等。
  3. 他社(他人)が運営しているもの:他社のホームページ・ブログ・SNS、社長や社員のSNS、口コミサイト等。

ひとつづつ見ていきましょう。

1.自社で運営しているもの

WEB広報の中でも、一番大事なのは自社ホームページの運営です。自社ホームページ以外にも運営している場合、それぞれ運営する目的は何なのか?を、社内で確認する、または自分で決めておく必要があります。

目的の例
・自社の取り組みを伝える広報ツール(ポータルサイトの自社ページ等)
・申込みを得るために特化したツール(ランディングページ等)
・オウンドメディアとしてのツール(自社媒体)
・採用広報ツール(採用に繋げるための広報)
・商品を買ってもらうための、お店の役割を持ったツール(通販サイト等)
・人と人が繋がるコミュニティとしての場(SNS等)

さとう

いちばん大事なのが運営する目的です。ここがブレると、情報がごちゃまぜ状態になり、見ている人も「どこを見て良いのか、よくわからない」という印象を持ってしまいます。目的が明確になっていない場合、自分で決めちゃいましょう。

ホームページ

ホームページとは!?という内容は置いといて、運営する上でのポイントや注意点をお伝えします。自社ホームページは基本的に「自社の取り組みを伝えるツール」として運営されていて、運営する上でゴールがあるのが一般的です。

ホームページのゴール

「商品認知がゴール」「問い合せを得ることがゴール」「資料請求がゴール」といった感じで、ホームページを見ていただいた上で相手にどう感じてほしいか、どんな行動をとってほしいか等の明確なゴールがあります。
気をつけないといけないのが、ゴールばかりに目がいくと「問い合せはこちら!」「問い合せはこちら!」というリンクばかりが貼ってあり、ちょっとしつこいなぁ…という印象になってしまいます。あくまでも「自社の取り組みを伝えるツール」であることを忘れないようにしましょう。

誰に対してのホームページか

誰に対して発信するのか、というのも重要です。来た人全員に!!という気持ちもわかりますが、BtoBなのか、BtoCなのかくらいは決めましょう。それによって掲載する情報や言葉づかい、見た目も変わってくるはずです。

BtoCの場合、見た目にこだわり、とにかくわかりやすく、というのが一般的です。
BtoBの場合、情報は専門的な内容を掲載しておくことが必要で、わりとパソコンで見ている人の方が多かったりもします。
BtoBも、Btocも!という場合、基本的にはBtoC向けに運営しつつ「企業の方はこちら」というボタンを設置して、BtoB用のページも用意しておく企業が多いようです。

さとう

ホームページは、初めて訪れてくれた人が、知りたい情報をすぐ探せるか?どんな会社なのか?どんな商品を扱っているのか?など、わかりやすいか?という視点をもって運営しましょう。

消費期限は3年

ホームページは消費期限が3年とも言われています。え!?ホームページに消費期限なんてあるの!?って感じですよね。
昔はスマホが無かったのでパソコンだけで表示させておけば良かったのですが、今はスマホやiPad等での表示に対応することが必須です。そしてユーザーがよく使うブラウザや、旬なデザインは年々変わっており、数年前のホームページが古くさい感じになってしまいます。そうすると「この会社、あんまり先進的ではないのかも」「この会社、まだあるのかな?」という印象を与えてしまいます。

表示が乱れるという現象が起きたり、ごちゃごちゃになってきた、この情報も掲載したいのにどこに掲載したら良いかわからなくなってきた、という場合はリニューアルを検討しましょう。

ホームページのリニューアル

ホームページをリニューアルする場合、ホームページ制作会社(WEB制作会社)に依頼します。WEB制作会社に依頼する時、明確な目的とゴールを伝えましょう。依頼したらイマイチなホームページが出来上がったという場合、わりとこの目的を共有できていなかったというケースが多いです。WEB制作会社側も、どんな目的?何がゴール?というのを知りたがっています。「とにかくリニューアルしてくれ!」という投げやりな注文は控えましょう。

そして正直言って、WEB制作会社もピンキリです。良い会社もあれば、誰でもつくれるようなホームページしか作れない会社もあります。良い会社を選ぶためには、

・過去の制作実績を見る
・過去の制作実績のホームページをgoogle等で検索した場合、上位表示されているか確認する(SEO対策ができるか)
・数社に相見積をとる(最低でも3社)
・目的とゴールを伝え、どんな提案ができるか聞く
・リニューアル後、更新はどうやって行うのか聞く
・リニューアル後、どんな対応をしてくれるのか聞く

くらいはチェックしましょう。

さとう

ホームページは、何より更新することが大事です。更新せずに放置してしまうと、訪れた人は「この会社まだあるのかな?」と感じてしまう可能性が高いです。

ブログ

ブログの運営は、目的と運営方針・ルールを決めておくと良いです。
例えば「自社で働く人が、どんな人か知ってもらう」という目的の場合、運営方針は働いている人の様子など投稿していくことになると思います。社員数が多い場合、広報担当者1人が全てを取材してブログを更新するのには時間がかかりますので、ルールとして

1.それぞれの部署で週に1件ブログの原稿を書いてもらう。
2.必ず写真は1枚提出してもらう。
3.毎週金曜日〆切、月曜日に広報担当者が更新する。

といった感じで決めると、スムーズです。日々のブログのネタに困る!という場合は、このように具体的なルールを決めると困らなくなると思います。

さとう

ただし、全て現場まかせにせず、大事な情報は広報担当者が自ら取材して書いた方が良いので気をつけましょう。

通販サイト・ランディングページ

ホームページを訪れてくれた相手に行動(買ってもらう、申込みをしてもらう等)を要求することとなり、目的が明確です。訪れた人も、買う、申込みをするなどの目的があって見に来ていますので、購買や申込みがスムーズにできるかが大事です。どのページを開いても「カートを見る」「申込みする」などのボタンが、見える場所にあることが好ましいです。

広報担当者が気をつけるべきポイントは、商品やサービスの良さをどれだけ伝えられるかです。自分が思っている商品の良さと、お客様が感じている商品の良さにギャップが生じていたりしますので、周りの人にも意見を聞いてみると参考になります。WEB会社に更新を依頼している場合は、原稿を渡してリライトしてもらうと良いでしょう。

facebookページやInstagram等のSNS

最近、ほとんどの企業がfacebookページを開設し、運営しています。Instagram、Twitter、Line@などに取り組む企業も多いです。開設するのは簡単ですが、その後の更新が滞ってしまっては元も子もありません。開設する前に、目的はもちろん、運営ルールを決めましょう。

決めておくと良い項目一覧を作りましたので、こちらからダウンロードしてお使いください。

PDFをダウンロード

ポータルサイトの自社ページ

ポータルサイトの自社ページは、完全な広報ツールです。ほとんどの場合、自社ホームページ同様に、自社の取り組みについて知ってもらうことが目的で、ゴールも「資料請求」や「問い合せ」「自社ホームページへの誘導」と明確です。

ポータルサイトに自社ページをつくる最大のメリットは、たくさんの人に知ってもらえることです。ポータルサイト自体のアクセス数が多い場合、かなりのメリットがあります。

逆にアクセス数が少ないポータルサイトはオススメしません。時間と手間がかかっている割には効果がないということになりますので、開設してみたら意外とアクセス数が無かったという場合は、思い切って撤退しましょう。

情報提供しているもの

自社が運営していないものでも、自社のことを紹介されるページがあります。特徴と、ポイントを見ていきましょう。

WEBメディア

昔はWEBメディアと言えば、All Aboutくらいしか無かったと思いますが、今は本当にたくさんのWEBメディアがあります。専属ライターがいて運営されているもの(WIRED.jp等)、誰でも記事が書けるもの(NEVERまとめ等)、その道の専門家が解説しているもの(All About等)、企業が自社のメディアとして運営しているオウンドメディア(Gizmodo等)などもあります。

それぞれに特徴があり、WEBメディアで紹介された場合、多くの人の目に触れることができます。自らが専門家となってAll Aboutで記事を書きたい場合は、審査に合格する必要があります。ライターさんが書いているメディアの場合は、ライターさんに興味を持っていただくことが必要です。ライターさんから取材のオファーが来たら、メディア対応の方法と同じです。(メディア対応ついては、別途お伝えします)掲載前に、どんな記事になるかの確認は基本的にできないと考えておいた方が良いです。ライターさんから校正の依頼が来ましたら、内容が正しいかどうかだけ確認します。文章の表現方法にチェックを入れるなどは、控えましょう。掲載された後は、必ず内容を確認しましょう。

ニュースサイト・ニュースアプリ

新聞社は紙以外にも、WEB上でメディアを運営しています。新聞紙に紹介された場合、その新聞社のWEBメディアでも掲載されているはずですので、必ずチェックしましょう。また、Yahooニュース、SmartNews、LINE NEWS等のニュースアプリは、新聞社の情報やテレビ局のWEBメディアからピックアップされている場合があります。

他社ホームページ等への寄稿

あるテーマで記事を書いてくださいと頼まれて、他社のホームページ等で掲載される場合、その道のプロ、その道の専門家としてお願いされたということです。ぜひ書きましょう。ただし、あいまいな表現、あいまいな情報はいけません。もし自信が無い場合(広報初心者の場合など)は、他のスタッフに原稿を書いてもらう(ただし依頼先には事情を伝える)か、正直に自信が無いと伝え断るのも1つの選択肢です。

他社(他人)が運営しているもの

取材に対応したわけではないけど、自社に対することが書かれているものがあります。自社に対する評価や、口コミです。他にも他社(他人)が運営しているもので、チェックすべきものがあります。

他社のホームページ・ブログ・SNS

他社のホームページやブログで、紹介していただいたり、サービスを体験したらこうだったなどの評価が書かれることがあります。この場合は、必ずどんな評価だったか、確認しましょう。

逆に、他社のことを紹介したい!おすすめしたい!と思ったときは、紹介して良いですか?と聞いて確認しましょう。他社のホームページに掲載されている写真を、自社のホームページに掲載したい時は、許可をとることが必要になります。

社長や社員のSNS

社長のSNSはチェックしましょう。中小企業の場合、社長は企業の顔であり、社長のSNSは企業の評価に直結します。また、社員のSNSもチェックした方が良いです。

1つの投稿内容が社会問題になる場合もあります。大手コンビニの従業員が冷蔵庫に入ってSNSに投稿して炎上し、ニュースで大きく取り上げられたこと、覚えてる方も多いと思います。大手だからニュースになったのではなく、その行動が問題になったのです。中小企業の場合、たった1つの投稿で倒産になる可能性が高いので、甘く見ずに危機管理の意識を持つべきです。

口コミサイト

匿名で投稿する口コミサイトは、自社に対する評価です。ネガティブな評価が書かれる場合もありますが、真摯にうけとめることが大事です。ネガティブな評価をそのままにしておくと、近い将来、大きな問題になりかねません。ネガティブな評価は上司や社内にフィードバックし、事業改善など提案しましょう。(もちろん嬉しい評価も社内にフィードバックしましょう。社員のモチベーション向上などにも繋がります)

たくさんあるなぁ…大変そう。なんだか自信なくなってきた!

広報初心者さん

さとう

わかりますとても!全てやるのは大変で、これら以外にもLINE@やTwitter、Google+、Youtube、メルマガなど色々ありますが、全てに手を出すと完全にパンクしちゃいます。
ではどうしたら良いですか?

広報初心者さん

さとう

まずは必要最低限のものに絞る。あれこれ手を出さない。そして時短ワザを身につけると楽です。
MEMO
必要最低限のもの
・自社ホームページの運営
・情報提供しているもの:全て
・他社(他人)が運営しているもの:全て

あると良いもの(上記ができた上で取り組みましょう)
・ブログ
・facebookページ

それでも大変そうな印象をうけました!

広報初心者さん

さとう

意外とそうでもないですよ。情報量にもよりますが、一般的な中小企業なら1日+毎日1時間あれば実務は終わります。時短ワザや実務についてお教えしますね
WEB広報の時短ワザ

広報初心者